Своими силами или агентство: как компании организуют новогодний корпоратив

В конце осени в десятках компаний разыгрывается одинаковый сценарий. Руководитель вызывает офис-менеджера или HR-специалиста и говорит: займись новогодним корпоративом. В дополнение к основной работе, разумеется. Бюджет вот такой, чтобы всем понравилось, и желательно недорого.

С этого момента у человека появляется вторая работа, к которой он не готовился. И тут возникает развилка: тянуть всё самому или заказать новогодний корпоратив у тех, кто делает это профессионально. У обоих путей есть своя цена, и она не всегда там, где её ищут.

Кто обычно занимается корпоративом внутри компании

Чаще всего эта задача достаётся офис-менеджеру, HR-специалисту или личному ассистенту руководителя. Иногда собирают инициативную группу из нескольких сотрудников. Логика простая: эти люди и так занимаются организационными вопросами, корпоратив воспринимается как ещё одна задача в том же ряду.

Скрытая цена «бесплатной» организации силами сотрудника

На бумаге организация своими силами выглядит бесплатной: сотруднику и так платят зарплату. Но это иллюзия. На подготовку корпоратива уходит от трёх до шести недель частичной занятости: поиск площадки, переговоры с подрядчиками, дегустации, согласования, решение проблем. Всё это время человек хуже выполняет свою основную работу, потому что голова занята другим.

Есть и менее очевидная сторона. Сотрудник без опыта в ивентах не знает рынка, платит подрядчикам розничную цену, совершает ошибки новичка и принимает на себя стресс за результат. Если корпоратив пройдёт неудачно, отвечать будет он лично перед всем коллективом и руководством. Это совсем другой уровень ответственности, чем обычные рабочие задачи.

Что компания реально экономит, а что теряет

Экономия на агентской комиссии действительно есть, и это реальные деньги. Но напротив этой экономии в той же таблице стоят потери, которые редко считают. Рабочее время сотрудника, переведённое в деньги. Переплата подрядчикам из-за отсутствия партнёрских цен. Стоимость ошибок, которые всплывают по ходу. Риск того, что мероприятие выйдет средним и не оправдает вложенный бюджет.

Когда все эти строки сводят вместе, экономия на комиссии часто оказывается меньше суммы скрытых потерь. Особенно на крупных и сложных мероприятиях, где цена ошибки выше, а объём работы больше.

Когда силами команды — разумное решение

Самостоятельная организация имеет смысл, когда мероприятие простое. Небольшая команда, привычный формат, проверенный годами ресторан, минимум технической сложности. Если в компании 15 человек и все идут в знакомое место на ужин с тостами, нанимать агентство незачем — задача посильная и без профессионалов.

Это работает и тогда, когда внутри компании есть человек с реальным опытом организации мероприятий, у которого хватает времени и полномочий. Такие сотрудники встречаются, и если он в штате, грех не воспользоваться. Главное, чтобы это была осознанная роль с выделенным временем, а не нагрузка поверх основных обязанностей.

Когда стоит передать агентству

Чем сложнее и масштабнее мероприятие, тем сильнее перевешивает аргумент в пользу профессионалов. Большая команда, тематический формат, выступление артистов, серьёзная техническая программа, нестандартная площадка — всё это требует опыта, которого у штатного сотрудника обычно нет.

Передача агентству оправдана и в ещё одном случае: когда у руководства есть понимание, что корпоратив — это инвестиция в команду, а не строка расходов, которую надо минимизировать. Хорошо проведённый вечер работает на лояльность и атмосферу в коллективе весь следующий год. В этой логике вопрос «сколько сэкономить» уступает место вопросу «как сделать так, чтобы запомнилось» — а на него профессионалы отвечают лучше.